КДП — что это? Ведение КДП — что это?

Трудно переоценить важность хорошо составленного кадрового учета. Кадровые документы — это закрепление на бумаге значимых юридических фактов. И любая ошибка кадровика повлечет за собой негативные последствия как для работника, так и для работодателя, поэтому так важно соблюдать правила ДПК в кадрах.

Что такое кадровое делопроизводство?

ДПК — что это? Это сфера деятельности, которая документирует все трудовые отношения и записывает информацию о персонале и перемещениях персонала, что приводит к документированию всех кадровых процедур.

Что такое ДПК с юридической точки зрения? Все кадровые документы имеют юридическую (или коммерческую) ценность. Используя их в качестве письменных доказательств, вы можете защитить свою позицию в суде. Так, например, штатное расписание, приказы и начисление заработной платы могут служить основанием для получения или подтверждения налоговых льгот и льгот по прибыли.

ДПК: что это и для чего? Большинство правильно оформленных кадровых документов содержат чрезвычайно важную информацию. Именно на основе этой документации могут быть подтверждены определенные права сотрудников, например, при регистрации досрочного выхода на пенсию в связи с работой в секторах, которые вредны или опасны для здоровья.

ДПК — что это для социальной сферы? Документальное оформление трудовых отношений играет важную роль в обеспечении пенсионных, социальных и иных гарантий, предоставляемых работникам в соответствии с действующим законодательством. Все нормативные и законодательные акты, связанные с трудовым законодательством, необходимы для качественной работы любого кадрового специалиста.

Ведение КДП – что это и в чем заключается?

Ведение трудовых книжек и договоров — это, конечно, очень важная часть работы любого сотрудника кадровой службы, но только этими моментами работа кадровой службы не ограничивается. Все документы, которые необходимо иметь под рукой у кадровика, можно разделить на два основных блока.

В первую группу входят как законодательные, так и законодательные акты, разъясняющие правила охраны труда и трудового законодательства. Все документы такого рода являются обязательными.

Вторая группа — это документация рекомендательного характера: руководство по ведению кадрового учета и управленческой работы.

сотруднику важно знать, какие документы обязательны для исполнения на конкретном предприятии, а какие вступают в силу только при определенных обстоятельствах. Это позволит избежать неприятного опыта при общении с кадровыми инспекторами.

При создании кадровой документации необходимо соблюдать следующие правила:

• внутренние документы (их внешний вид, порядок разработки и утверждения) могут быть удобными и понятными конкретно для конкретного предприятия или организации;

• внешняя документация оформляется по общепринятым правилам, чтобы эти документы имели юридическую силу;

• архивирование кадровой документации осуществляется с учетом правил и требований службы архивации.

Составление инструкции по кадровому делопроизводству

Инструкция ДПК — что это? Фактически, это подробное руководство по организации и управлению отделом кадров или службой. Руководитель организации назначает ответственного за разработку этого документа. Как правило, этим занимается руководитель отдела кадров, юрист или главный бухгалтер. Кроме того, руководитель организации может сам составить инструкцию по ДПК (это часто практикуется на малых предприятиях). Когда инструкция готова, она должна быть утверждена приказом директора или руководителя, а также заверена подписями всех соответствующих должностных лиц. Все сотрудники знакомятся с инструкцией под личной подписью.

Основные вопросы, регулируемые данным документом:

• контроль за оформлением документов;
• порядок передачи дел из ОК в архив.
• порядок документооборота в отделе кадров;
• порядок оформления документов, регулирующих трудовые отношения;
• правила оформления кадровой документации;
• перечень обязательных документов персонала организации;

Организация КДП

На основании нормативных правовых актов, методических рекомендаций можно составить следующую схему организации всего управления человеческими ресурсами компании:

1. Разработать обязательные для исполнения документы для компании (положения, инструкции, правила внутреннего распорядка, правила охраны труда и пожарной безопасности).

2. Отрегулируйте штатное расписание. Как правило, в организации уже есть разработанное штатное расписание и сотрудники, выполняющие определенные задачи, но трудовые книжки и трудовые книжки не всегда оформляются правильно. Вы можете проверить штатное расписание, запросив информацию о заработной плате сотрудников и названии их должностей в бухгалтерии. Здесь можно найти номера сотрудников. Также следует проверить правильность оформления личных дел сотрудников компании и выяснить, какие документы отсутствуют.

3. Проверить соответствие информации в штатном расписании и трудовых договорах.

4. Проверить правильность ввода заказа ОК. Все кадровые операции (прием на работу, перевод на другую должность, повышение заработной платы) необходимо фиксировать в соответствующих образцах документов. Они должны быть подписаны как руководителем организации, так и сотрудником. Все недочеты надо исправить.

5. Проверить правильность заполнения трудовых книжек.

6. Составьте личные дела сотрудников, если они ранее не хранились.

7. Подготовьте необходимые книги и журналы.

8. Составьте план отпуска.

9. Групповые кадровые вопросы.

10. Составьте список случаев.

Аудит КДП

Кадровый аудит — это полный анализ всей кадровой документации, проверка соблюдения требований действующего законодательства, локальных актов и протоколов. Правильная организация кадрового администрирования — дело срочное, если не учитывать то, что может быть сопряжено с определенными рисками.

В процессе кадрового аудита проверяется не только правильность оформления документации, но и ее соответствие действующему законодательству. Аудит кадрового учета — эффективный инструмент решения проблем, возникающих в финансово-хозяйственной деятельности компании.

Типичные ошибки при оформлении КДП

Обзор кадровой документации позволяет выделить ряд основных ошибок, которые многократно повторяются в различных компаниях и организациях. В небольших учреждениях происходит создание множества локальных протоколов, которые фактически только дублируют себя или, что еще хуже, противоречат друг другу. Весь рабочий процесс персонала должен быть унифицирован и минимизирован.

Распространенными ошибками также являются:

• нарушение прав сотрудников при установлении правил работы с персональной информацией и персональными данными;
• неправильно составленный трудовой договор.
• отсутствие цен на заработную плату;
• отсутствие порядка расчета и выплаты заработной платы;
• ошибки в штатном расписании;
• отсутствие утвержденной информации об условиях труда и отдыха в учреждении или ее несоответствие данным, прописанным в трудовом договоре;

Это далеко не весь список. Чтобы избежать ошибок в кадровой документации, необходимо строго соблюдать стандарты, законодательные акты и методические рекомендации.