Концепция проекта: примеры

В любом деле самое важное — это хорошо начать. Это утверждение достаточно верно для популярного ныне управления проектами. С чего начать проект? Что такое концепция проекта? В этой статье предлагаются примеры и теоретические основы, чтобы ответить на эти вопросы.

Жизненный цикл проекта и продукта

Управление любым проектом строго зависит от фаз его жизненного цикла.

Проходя несколько этапов своего развития, проект меняется и требует все новых и новых форм контроля и управления. Следует отметить, что жизненный цикл проекта не совпадает с жизненным циклом продукта, который создается в процессе или в результате его реализации. Товар начинает свое существование с того момента, когда все его части созданы и объединены в единый объект, который может быть изготовлен или использован на благо владельца. В этом случае продукт может быть создан:

• до старта (если его наличие является условием реализации проекта);
• после реализации проекта (если это одна из его целей);
• в процессе его реализации (если продукт является одним из этапов достижения одной из своих целей);
• после завершения (если это не цель).

Таким образом, «линии жизни» проекта и продукта могут пересекаться, а могут и не пересекаться, но они всегда зависят друг от друга.

Фазы жизненного цикла проекта

Рассмотрены основные этапы:

1. Посвящение.
2. Разработка.
3. Реализация.
4. Завершение.

Но это не единственное разделение. В рамках финансовой оценки проектов часто используется трехэтапный жизненный цикл проекта:

1. Предынвестиционная фаза (обоснование инвестиций).
2. Инвестиционная фаза (финансирование).
3. Постинвестиционный (оценка экономической эффективности проекта).

Существуют более подробные и менее согласованные структуры жизненного цикла проекта, которые используют менеджеры в зависимости от масштаба идеи, организационной структуры управления в компании и сектора экономической деятельности. Так или иначе, объектом нашего внимания является как раз начало — этап start-up или, другими словами, концепция проекта.

Что такое инициация?

Инициирование или разработка концепции проекта включает в себя целый комплекс процессов, который в конечном итоге определяется менеджером на основе различных внешних и внутренних факторов. Однако стоит предоставить общий список вопросов, на которые вам нужно искать ответы на этом этапе:

1. Каковы предпосылки для реализации этого конкретного проекта?
2. Что подтверждает необходимость его реализации?
3. Какова внешняя среда идеи?
4. Каковы основные цели?
5. Какова техническая осуществимость идеи?
6. Каковы консолидированные финансовые условия реализации идеи?
7. Есть ли четкое понимание времени начала?

Концептуальный план проекта также включает следующие основные мероприятия:

1. Определение основного способа реализации идеи.
2. Назначение ответственных за реализацию.
3. Определение размера и состава команды проекта.
4. Учет ожиданий заинтересованных сторон.
5. Формирование расширенного списка процессов.
6. Совокупный анализ ресурсов, необходимых для достижения поставленных целей.
7. Анализ рисков и предположения.
8. Составьте общий план управления проектом.
9. Авторизация (запуск).

В конечном итоге концепция проекта сводится к разработке устава, включающего все вопросы и проблемы, описанные выше. Точность цифр, приведенных в таком документе, часто не превышает 25%, однако они необходимы для начала работы над проектом.

Разработка устава

Формирование концепции проекта невозможно без процесса разработки документа, декларирующего его существование и содержащего, помимо исходных требований и целей, полномочия руководителя и объем выделенных ресурсов.

Устав проекта четко структурирован и должен содержать следующие основные разделы:

1. Список основных изменений.

2. Список согласований.

3. Часть общего описания:

• заинтересованные стороны проекта и их ожидания;
• обоснование возможности;
• цели;
• конечный продукт или конечная цель;
• основные этапы реализации;
• схема управления процессом и команда.
• риски, предположения, ограничения;
• запланированные результаты;

4. Основные принципы выполнения работ.

5. Связанные документы.

При составлении такого документа, как правило, используют метод экспертных оценок, в котором квалификация руководителя проекта играет основную роль.

Определение заинтересованных сторон

На создание концепции проекта значительное влияние оказывают люди, которые напрямую заинтересованы в результате. Определение круга таких людей необходимо для оценки факторов, влияющих на проект. На этом этапе цели согласовываются с основными бенефициарами, определяются роли прямых и косвенных заинтересованных сторон, оцениваются риски и неопределенности, связанные с неизбежным конфликтом интересов, и форма информации для этих людей о ходе реализации идеи разработан.

Вся информация об указанном круге лиц хранится в реестре субъектов данных. Этот реестр доступен руководителю проекта и используется им для управления областями и степенью влияния на бизнес-процессы и команду.

Утверждение концепции

Перед утверждением концепция проходит тщательную проверку и корректировку всех элементов ее отраслевой структуры: объемов финансирования, способов реализации, факторов влияния, рисков и т.д. Концепция проекта утверждается только после согласования со всеми заинтересованными сторонами, включая органы государственной власти и муниципальные структуры.

Внедрение концепции

Концепция развития проекта реализуется через реализацию плана, который в нем также закреплен. В процессе реализации идеи происходят различные изменения, которые фиксируются и утверждаются руководством, которые влияют на прибыль. Мониторинг этих изменений и контроль качества, возможно, являются наиболее важными процессами управления на этапе реализации концепции.

Пример 1. Концепция строительного проекта

В разработку концепции строительного проекта обязательно входят:

• выявление потенциальных конкурентов;
• строительные ограничения;
• анализ почвы;
• оценка потенциала его развития;
• анализ рынка недвижимости (емкость, сегментация);
• выявление потенциальных покупателей.
• оценка динамики, объемов спроса;
• текущее состояние территории;

Спецификой строительного проекта можно считать вариативность использования имеющейся земли. При формировании концепции на первый план выходит оценка разработчика. Чтобы сделать правильный выбор, используются SWAT-анализ, многомерное моделирование и другие инструменты.

После решения этих первоочередных задач составляется устав проекта, который помимо предыдущих разделов обязательно содержит:

• маркетинговая концепция (ценовая стратегия, примерная программа продаж / аренды, стратегия продвижения);
• концепция застройки (основные характеристики участка, транспортная инфраструктура, генеральный план, рекомендации по архитектурно-планировочным решениям и строительным материалам и ландшафтным основам);
• финансовая схема (инвестиционные потребности, прогноз прибыли, примерный график движения денежных средств).

Пример 2. Концепция внедрения системы автоматизации

Разработка концепции дизайна для внедрения автоматизированной системы продаж книжного магазина должна включать следующие конкретные разделы:

• Определение стоимости содержания интернет-магазина.
• Оценка интернет-рынка книг по объему и стоимости реализации.
• Выявление дополнительных потребностей рынка сбыта для существующего книжного магазина.

Концепция модернизации такого магазина будет преследовать несколько целей: создать интернет-магазин, обеспечить его работоспособность и выйти на определенный уровень заказов через новый интернет-ресурс.

Таких целей можно достичь, постоянно решая следующие задачи:

• рекламная пауза;
• разработка технического задания;
• проведение работ по формированию интернет-магазина;
• разработка схемы доставки книг от издательства покупателям;
• заключение договоров с системами онлайн-платежей.

Пример 3. Концепция модернизации производства

Концепция проекта внедрения новой технологии в существующий производственный цикл всегда разрабатывается с учетом специфики компании и условий ее работы. При этом особое внимание уделяется следующим этапам:

• Разработка системы постепенного внедрения новой технологии (план включения нового звена в производственный процесс является важнейшим элементом реализации проекта модернизации, так как дисбаланс в действиях коллектива и производства рабочие могут отказать во всех средствах, потраченных на техническое перевооружение).
• Выявление «уязвимых звеньев» производственной цепочки (внедрение новой технологии должно заменить проблемные места или не привести к их выходу из строя из-за нарушения целостности рабочего цикла).
• Оценка потенциала сотрудников компании по управлению и обслуживанию нового оборудования.

Среди задач этого проекта, как правило, указываются характеристики обновленных продуктов по объему и скорости выпуска.

С учетом вышеизложенного ясно, что концепция проекта включает основные положения, касающиеся его содержания, экономической выгоды, осуществимости и последствий. В связи с этим концептуальные прогнозы новых идей, необходимых для развития или запуска нового бизнеса, должны быть структурированы, оценены и согласованы, прежде чем вносить реальные изменения и финансовые вливания.