Кросс-функциональное взаимодействие: правила проведения, отношения между сотрудниками, коммуникации между отделами, разбор и анализ работы

Для ИТ-специалистов и бизнес-лидеров, ищущих комплексные технологии для удовлетворения потребностей каждого многофункционального пользователя, идея «приложения для всех нужд» игнорирует тот факт, что эффективное сотрудничество в нашем мире является многогранным делом. Как может быть иначе? Вместо этого секрет успеха заключается в социальных элементах, задействованных в кросс-функциональной работе, и в поиске способов усиления коммуникации за счет использования существующих систем.

Аллегория межфункционального сотрудничества

Учитывая количество технологий, созданных для улучшения взаимодействия в команде, межфункциональное сотрудничество должно быть проще, чем когда-либо. С вашей помощью мы сразу сможем связаться с коллегами в любом офисе, отделе или филиале. Мы можем делиться документами по всему миру с помощью Google Disk. Мы можем ставить задачи и сотрудничать над проектами в Asana. Однако ознакомление вашей команды с новым программным обеспечением не всегда является достаточной мерой. Вероятно, вам нужно преодолеть другие препятствия, которые носят более личный характер.

Например, в InVision инструменты для совместной работы играют ключевую роль в координации работы между продуктами и маркетинговыми командами. Тем не менее, они также подчеркивают важность непрерывной коммуникации, четкого разделения ответственности и информированности общественности о предстоящих запусках продуктов.

Общее определение

Проще говоря, межфункциональное взаимодействие происходит, когда люди из разных команд или функций (маркетинг, продажи, инженерия, человеческие ресурсы) внутри компании объединяются для работы над общей целью, проектом или задачей.

Это может быть что угодно: от повседневных дел, таких как поддержка клиентов и маркетинг в социальных сетях, до разовых проектов, таких как продажа или разработка новой функции конверсии клиентов.

Преимущества

Межфункциональное сотрудничество может открыть для компаний возможности работать с максимальной эффективностью. Так почему мы ссоримся? И почему мы изо всех сил пытаемся это сделать, даже когда все согласны с тем, что мы этого хотим?

Командная работа

Как добиться эффективного взаимодействия

Непонимание того, чем занимаются ваши коллеги, создает барьер для совместной работы в команде. Чтобы исправить это, регулярно обсуждайте сводку предстоящей работы вашей команды со всей компанией или создайте место, где другие могут легко прочитать эту информацию.

Развитие разнообразия

легко взять по одному человеку из каждого отдела и создать команду, но если вы действительно хотите максимизировать эффективность своей команды, вам нужно создать группу, которая будет разнообразна по-разному, а не только в сфере их работы. Эта группа называется кросс-функциональной командой.

Межфункциональное мышление

Сопротивление стремлению к перерасчету заседаний

При работе с большими, разнообразными и рассредоточенными командами иногда может потребоваться несколько недель, чтобы запланировать каждую встречу для встречи. Регулярные встречи также меняются с того момента, когда ваша команда начинает работать над своими обычными задачами, что расстраивает членов команды. По этим причинам важно ограничить количество совместных встреч с использованием минимального времени. Убедитесь, что вы используете новые технологии в качестве инструментов для общения и совместной работы. KaiNexus, например, использует такие инструменты, как Google Docs, GoToMeeting и, конечно же, KaiNexus. Программное обеспечение непрерывного совершенствования — отличный способ заставить команды сотрудничать между собраниями. Это также делает другие встречи более продуктивными и помогает находить и анализировать проблемные области межфункционального взаимодействия.

Межфункциональная команда

Когда встреча абсолютно необходима, должна быть четкая повестка дня, единая записная книжка и четко определенный метод документирования последующих действий. Сотрудники часто устанавливают таймер на своих сотовых телефонах, чтобы ограничить время, которое они тратят на какую-либо тему. Один из верных способов убедиться, что встреча закончится вовремя, — убрать стулья из комнаты для собраний!

Добивайтесь подлинного взаимодействия между людьми!

Вовлечение ваших межфункциональных команд, чтобы увидеть, какое влияние они оказывают, создает импульс и обеспечивает устойчивость команды. Люди хотят знать, что их усилия имеют значение. Показав им результаты, они будут больше заинтересованы в продолжении участия. В более широком масштабе разработка стандартного способа измерения влияния каждой межфункциональной группы может помочь вам по-настоящему понять и уловить динамику непрерывного совершенствования в вашей организации. Правильное измерение улучшает видимость и прозрачность за счет постоянного улучшения межфункционального взаимодействия между сотрудниками вашей компании.

Межфункциональный обмен

Привлечение лидеров

В большинстве организаций есть люди, которые являются естественными лидерами, независимо от их положения в компании. Они идеальные люди для решения кросс-функциональных задач, поэтому их сначала нужно вовлечь в команду.

Поощряйте высшее руководство обнародовать цели вашей компании, чтобы все, а не только руководство, знали приоритеты компании. Если вы являетесь индивидуальным участником, убедитесь, что вы знаете, как ваши проекты достигают более широких целей (вы можете использовать ясность пирамиды, чтобы помочь вам составить карту), и сообщите, почему ваша личная инициатива поддерживает сотрудничество всех.

Обмен идеями и навыками

Поощрение заслуг

Все эти и другие стратегии могут быть скомпрометированы, если люди в организации не будут признаны и вознаграждены за свои коллективные усилия. Это уже вопрос грамотного кросс-функционального управления.

Найти финансовые стимулы, основанные исключительно на целях отдела, несложно. Это создает конфликт из-за заработной платы сотрудника и обеспечивает предсказуемо плохие результаты. Чтобы улучшить межфункциональную коммуникацию, лидеры должны установить цели и стимулы, которые этого требуют, и вознаграждать людей за улучшение всей системы, а не только ее части.

Межфункциональное взаимодействие

Трудности, связанные с недоверием

Межфункциональное сотрудничество включает в себя команды по всей организации, которым поручено работать над проектом или находить решение конкретной проблемы. Теоретически это звучит идеально. Предлагаются различные подходы к умению подойти к проекту с разных точек зрения. Звучит как полный и эффективный метод, не так ли? Но не все так просто! В конце концов, некоторые люди даже не знают, как написать «межфункциональное взаимодействие». Этот метод является своего рода нововведением в менеджменте и поэтому имеет свои недостатки, которые еще предстоит преодолеть.

Когда сотрудники и руководители видят организацию как группу делимых и разделенных групп, результатом является «трайбализм» или появление конкурирующих «блоков» внутри компании. Когда между такими «блоками» отсутствует доверие, всякое сотрудничество терпит крах.

Лидеры могут помочь преодолеть конфликты интересов этих разделенных групп и создать культуру доверия, согласовав общие цели и стимулы для всей организации, вместо того, чтобы поощрять эгоизм отдельных лиц и отделов. Если недоверие является препятствием для сотрудничества в вашей организации, попробуйте начать с нескольких совместных действий в небольшой команде, чтобы получить быстрые результаты. Наблюдение за результатами может помочь укрепить доверие.

Кросс-функциональное управление и общение между сотрудниками

Здесь нужно немного отойти от классики. Традиционные подходы к решению проблем часто терпят неудачу в кросс-функциональном контексте. Недавнее исследование McKinsey показывает, что компании, пытающиеся реорганизовать свои межфункциональные процессы с использованием традиционных решений, таких как бережливое производство и реинжиниринг бизнес-процессов, терпят неудачу.

Успешные подходы к кросс-функциональным задачам основаны на декомпрессии различных элементов, необходимых для этого типа работы. Управление процессами не лежит в основе этого вида работы, единственный ключ к успеху — это общение.

Кросс-функциональное общение

От миллениалов до бэби-бумеров у сегодняшних работников разные ожидания в отношении доступа к информации, и эта и без того сложная ситуация стала еще более сложной, когда все они вписались в межфункциональные группы, которые набирают силу в современном бизнесе.

Вместо того, чтобы заново изобретать, как ваши межфункциональные команды общаются, найдите возможности, позволяющие группам продолжать работать в соответствии с их текущими способами, и найдите способы связать их для работы, чтобы каждый мог работать в своем предпочтительном режиме, общаться по своим любимым каналам. И у них есть право получать нужную информацию в нужное время.

Инструменты взаимодействия, которые согласуются с тем, как люди общаются и учатся естественным образом, дают каждому возможность внести свой вклад и увеличивают шансы на успех для всех в команде.

Проблемы кросс-функционального взаимодействия

Директор по развитию Creative Kingdoms Натали Пурски применила этот точный подход для интеграции работы своих разработчиков программного обеспечения и создания контента, соединив рабочие процессы Smartsheet и JIRA.

Creative Kingdoms, дочерняя компания Great Wolf Resorts, работает с такими организациями, как Космический центр Кеннеди, над разработкой программного обеспечения для обработки изображений, которое может интегрировать опыт множества профессионалов в жизнь клиентов. Традиционно различные команды, участвующие в создании контента для игр, выполняли свою работу с использованием различных инструментов. Изолированная работа не позволяла командам общаться друг с другом в нужное время для наиболее эффективного выполнения заказов клиентов.

Натали была эпицентром этих усилий и описала эту проблему как «очень уникальную ситуацию в управлении проектами, потому что мы используем метод гибкой разработки в JIRA и методологии Waterfall с нашей командой создателей контента». Работа в команде была невероятно сложной, занимала много времени и допускала множество ошибок.

Вместо того, чтобы отказаться от Smartsheet и JIRA и искать новое решение, Натали работала над тем, чтобы найти способ соединить две системы, вместо того, чтобы просить свою команду найти новые способы работы. Благодаря связыванию Smartsheet и JIRA контент продолжает перемещаться, как Waterfall, разработка продукта управляется в JIRA, и разные команды могут видеть весь жизненный цикл работы, а не только его части. Теперь члены команды всегда будут следить за самой последней информацией о проекте, продолжая при этом общаться со всей группой в своем предпочтительном стиле.

Натали ожидает, что благодаря улучшенному сотрудничеству и межфункциональному общению в следующем году экономия ресурсов составит 10%. Чтобы повторить его успех, все, что вам нужно сделать, это обратить внимание на феномен межфункциональной коммуникации и попробовать эту уникальную стратегию рабочего процесса.

Поделиться:
×
Рекомендуем посмотреть