Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры

У каждой компании есть локальные документы, регулирующие ее деятельность. Одним из наиболее значимых считается правила взаимодействия отделов (пример документ будет описан позже). Для руководителя организации это эффективный инструмент управления. Рассмотрим подробнее ообразец правил взаимодействия отделов. примерные правила взаимодействия отделов

Требования

Что это должно быть нормативные документы? Взаимодействие бухгалтерии и хозяйственного отдела службы, кадровики и расчетное подразделение, другие структурные подразделения предприятия неизбежно в бизнес-процессе. При этом контакт сотрудников должен обеспечивать выполнение поставленных задач в кратчайшие сроки. Примеры правил взаимодействия отделов, в первую очередь, быть доступным для художников. Если человек, ответственный за его разработку, напишет все положения, а подчиненные ничего не поймут, в документе не будет смысла. В связи с этим формируя примерные правила взаимодействия отделов, необходимо учитывать три ключевых принципа:

  1. Документ составлен на основе модели бизнес-процесса. Качество регламента будет напрямую зависеть от полноты схемы проектирования.
  2. Структура документа определяется моделью процесса. Все пункты схемы обязательно должны быть в правилах.
  3. Изложение информации происходит на официальном и сухом языке. Рекомендуется использовать короткие и простые предложения по всему тексту документа. Положения должны быть сформулированы однозначно. Все сокращения и термины необходимо расшифровать.

Цели

Ойобразец правил взаимодействия между кафедра обеспечивает:

  1. Наладить и поддерживать порядок в оформлении документации, эффективный контакт между структурными подразделениями.
  2. Предупреждение конфликтных ситуаций в коллективе. Если заранее определены схемы взаимодействия на работе, доли участия того или иного сотрудника в процессах, спорных ситуаций не возникнет.
  3. Готов присоединиться к команде новичков. Регламент помогает понять структуру взаимодействий, указывает, какими документами будет пользоваться сотрудник, с какими службами он будет связываться.
  4. Контроль дисциплины.
  5. Более быстрая передача дел другому сотруднику (в случае увольнения или отпуска).
  6. Предотвращение потери финансовых, человеческих и временных ресурсов. правила взаимодействия между ним и отделами ib

Структура

Какова регламентация взаимодействия отделов можно ли его считать правильно составленным? Обычно документ включает следующие разделы:

  1. Основные положения.
  2. Определения, термины и сокращения.
  3. Описание процессов.
  4. Ответственность.
  5. Проверять.

Источниками определений могут быть законодательные акты, ГОСТы и другие документы. К последним, в частности, относятся приказы министерств, ведомств, постановления правительства. При этом ссылки на нормативные документы, положения которых были использованы, должны быть включены в регулирование взаимодействия между отделами. Образец для учреждения здравоохранения, в частности, содержит указания на приказы Минздравсоцразвития, Минздрава области.

Приложение

Обычно он предоставляет графическую модель бизнес-процесса. Он представлен в виде диаграммы, состоящей из нескольких блоков. Графическое изображение можно создать с помощью программного обеспечения для ПК. На схемах отражен конкретный порядок выполнения определенных задач. Просмотр удобнее текста. На схеме четко показано начало процесса и каждый этап, взаимосвязь между ними и конечный результат. Эту модель часто используют разработчики правила взаимодействия подразделений компании по 223-ФЗ… Ключевые параметры, такие как выход и вход, участники и клиенты, выделены на диаграмме. Если новичок знает такую ​​модель, он сразу поймет специфику процесса и будет готов к реализации конкретной задачи.

Инструкция

На первом этапе необходимо определить предмет документа и ответственные лица, то есть кто составляет и какие правила. Взаимодействие между бухгалтерскими функциями, в частности, происходит по четкой схеме, санкционированной законодательством. В этом бизнес-подразделении всегда есть самое важное лицо, ответственное за соблюдение обязательств по отчетности. Он может стать строителем регламент взаимодействия отделов. Образец документ должен быть обсужден всеми сотрудниками. Для этого организуется общее собрание. Если документ регулирует процесс, в котором сталкиваются интересы более чем двух отделов, важно вовлечь в обсуждение ключевых сотрудников. Разработчик должен объяснить коллегам важность выполнения правил.правила взаимодействия подразделений компании согласно 223 фз

Описание процессов

Его объем будет зависеть от сложности взаимодействия. Если процесс простой и ответственный за него сотрудник хорошо разбирается во всех этапах реализации, то он сам может составить схему работы с другими структурными подразделениями. После этого он должен обсудить документ с остальными участниками. Если бизнес-процесс сложен, каждый сотрудник разрабатывает свою часть модели. Впоследствии все проекты собираются и обсуждаются. В процессе ознакомления с основным документом все заинтересованные сотрудники могут предложить некоторые исправления и дополнения. После этого регулирование взаимодействия между подразделениями компании перенесена в голову.

Утверждение

Это можно сделать напрямую. В этом случае менеджер сам подписывает регулирование взаимодействия между подразделениями компании. Образец документ также может быть утвержден косвенно. В этом случае менеджер выдает заказ. Регистрационные данные административного акта проставляются в штампе об утверждении.

Специфика работы ответственного лица

В некоторых организациях в штате есть должность менеджера по качеству. На практике некоторые этапы подготовки документа отработаны. Их должен соблюдать менеджер, выполняющий регламент взаимодействия отделов. Пример основные этапы:

  1. Определение процесса.
  2. Постройте диаграмму.
  3. Подробное описание.
  4. Написание текста.

Ответственный специалист изучает распорядок работы сотрудников разных отделов. Это необходимо для составления описания стандартных ситуаций, включенных в регламент взаимодействия отделов. Пример: «АЗС проверяется с использованием технических средств, таких как… По окончании расследования составляется протокол». правила взаимодействия отделов компании образец

Определение итоговой цели

Лицо, ответственное за разработку правил, должно иметь представление обо всех процессах, знать обязанности сотрудников, иметь соответствующую квалификацию и уровень профессионализма. Назначение документа должно быть понятно сотрудникам. В противном случае выполнение нормативных требований ляжет на сотрудников дополнительным бременем.

Оптимизация и проектирование

Полное изучение процессов, которые происходят в компании, позволяет выявить слабые места. Анализ ситуаций, результатов и операций позволяет оптимизировать деятельность. Это, в свою очередь, позволяет формировать разные сценарии дальнейшего развития. Затем компания может оставить все как есть, создать новую бизнес-модель или скорректировать старую.

Нюансы

важно, чтобы каждый сотрудник четко понимал, что ему нужно делать и как достигнутые результаты повлияют на его заработок. Поэтому перед утверждением регламента необходимо обсудить его. Ключевая роль в разработке документа, очевидно, возложена на руководителя рабочей группы (проекта). Задача этого специалиста — поднимать острые вопросы. Он должен уметь представить четкую модель процесса. Каждый участник видит изображение своими глазами. Требуется общее понимание. Каждому участнику необходимо разъяснить ответственность за составление регламента. В большинстве случаев команды скептически относятся к реализации такого документа. В зависимости от сложности процесса внедрение регламента занимает 4-12 месяцев. регулирование взаимодействия между подразделениями компании

Особенности внедрения

Для введения нового регламента необходимо:

  1. Признать предыдущие документы недействительными.
  2. Ввести новые местные законы, чтобы привести в действие правила.
  3. Разработайте документы, необходимые для обеспечения соблюдения утвержденных правил.
  4. Доработать или внедрить новые модули автоматизированной информационной базы.
  5. Изготовление нестандартных форм документов.
  6. Изменить или дополнить штатное расписание.
  7. Находите кандидатов на новые должности, назначайте или переводите сотрудников.
  8. Обучайте художников новым правилам.
  9. Провести разъяснительную работу с сотрудниками.
  10. Проведите тест на соблюдение нормативных требований.
  11. Исправьте текст по результатам экспериментального запуска.
  12. Начинается финальная версия документа.
  13. Определите процедуры контроля качества регулирования.

После определения мер по реализации документа начальник выдает приказ. Следует отметить, что из-за продолжительности мероприятий дата утверждения и прямого вступления в силу действующих правил будет другой. Рассмотрим далее основные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа.

Несогласованность с практикой

важно доверить создание регламента сотруднику, который имеет непосредственное отношение к трудовой деятельности предприятия. Допустим, организация стала очень большой. Руководство может позволить себе сформировать специальную службу, в задачи которой будет входить решение задач развития. В результате перед отделом будет поставлена ​​задача описать все процессы предприятия. Но для них не важна цель этого мероприятия. Если регламент делают люди, не вовлеченные в реальный бизнес, руководящий им сотрудник не будет выполнять схему. В результате документ не имеет смысла работать. регламент взаимодействия между типовыми лечебными отделениями

Отсутствие гибкости

Многие лица, принимающие решения, стремятся к максимальной детализации. Такая ситуация связана с незнанием различий между составлением регламентов и описанием реальных производственных процессов. Если бизнес направлен на автоматизацию операций, их детали предназначены для помощи работникам. Необходимость регулирования возникает, когда в производстве задействовано много людей. Их действия часто дублируются, но каждый интерпретирует ту или иную операцию по-своему. Регламент направлен на разрешение споров. При этом следует учитывать, что сотрудники организации должны иметь определенную свободу действий, позволяющую им принимать то или иное решение в зависимости от ситуации. Например, вы можете ответить клиенту сразу, а не через некоторое время.

Большой объем и сложность текста

Оптимальным считается положение из 5-7 страниц. Кроме того, его содержание должно быть кратким, но кратким. Не рекомендуется использовать сложные и состоящие из нескольких частей предложения. Текст должен быть легким для понимания. Также стоит обратить внимание на сроки. Не следует заменять понятия синонимами, использовать сокращения без расшифровки.

Взаимодействие отделов ИБ и ИТ

В настоящее время во многих компаниях контакты между этими службами очень затруднены. Сложности связаны с внутренними конфликтами между отделами ИТ и информационной безопасности. Есть несколько вариантов обеспечения их эффективного сотрудничества. Первый и самый простой — это присутствие в ИТ-службе сотрудников (одного или нескольких), специализирующихся на ИТ-безопасности. Регулирование взаимодействия ИТ-отделов и информационной безопасности в данном случае он отражает типичные подходы к сотрудничеству. Организация работы осуществляется на основе преобладающего стереотипа, что информационная безопасность является частью предоставления информационных технологий. Если в компании нет конфликтов между этими сервисами, менеджер может рассмотреть возможность оформления службы информационной безопасности в отдельную структуру ИТ-отдела. Следовательно, для поддержки этой деятельности потребуется выделить больше ресурсов, в том числе финансовых. каков регламент взаимодействия бухгалтерии

Типовой образец

Общие положения указывают:

  1. Цель документа. Как правило, есть такая фраза: «Эти правила определяют порядок…».
  2. Сфера действия. Регламент может применяться к сотрудникам или объектам.
  3. Нормативные документы, на основании которых разработан акт.
  4. Правила утверждения, адаптации, отмены регламентов.

Раздел «Термины, сокращения, определения» содержит концепции, используемые в документе. Все сокращения необходимо расшифровать. Термины должны быть перечислены в алфавитном порядке. Каждая концепция отображается в новой строке в единицах h. Определение термина дается без слова «это», через дефис. В разделе «Описание процесса» приводится пошаговое описание. Желательно ввести подпункты. Каждый из них будет соответствовать определенной фазе. В этом же разделе указаны сотрудники, которые задействованы в выполнении определенных операций. Описываются не только действия, но и их результат.

Ответственность и контроль

Постановление должно содержать указание на возможность применения санкций к лицам, не соблюдающим положения. Ответственность разрешена законом. Он может быть уголовным, административным или дисциплинарным. Необходимо указать полное имя и должность сотрудника, ответственного за надзор за соблюдением правил.

Поделиться:
×
Рекомендуем посмотреть