Оплата ГСМ: оформление договора, порядок расчета, правила и особенности оформления, начисления и выплаты

Часто возникают ситуации, когда в связи с производственной необходимостью работник вынужден пользоваться своим имуществом. Чаще всего речь идет об использовании автомобиля. Кроме того, работодатель обязан это компенсировать: оплатить ГСМ, амортизационные и другие расходы. Как сделать это максимально эффективно?

Законодательная база

Не многие люди вообще понимают, что значит платить за горюче-смазочные материалы и компенсировать использование личного транспорта. И работодатели успешно этим пользуются. Хотя их обязанность компенсировать работнику издержки закреплена в статье 188 Трудового кодекса. Однако, как вы увидите ниже, его использование — не лучший вариант. Гораздо больше полезной информации содержится в Гражданском и Фискальном кодексах. Чтобы воспользоваться всеми преимуществами, которые они предоставляют, необходимо правильно подойти к проблеме.

Как все происходит на практике?

Часто перед сотрудником стоит выбор: ехать на автобусе 300 км в другой город в жару или ехать на своей машине. Ему даже в голову не приходит, что затраты на оплату горюче-смазочных материалов и прочего можно и нужно компенсировать. Бизнес использует юридическую безграмотность работников. Большинство не знает, сколько стоит оплата горюче-смазочных материалов на работе и расходов.

Автомобиль на заправке

Кстати, это касается не только автомобиля, но и любого другого личного имущества, которое сотрудник использует при исполнении служебных обязанностей. Просто личный транспорт используется чаще. Следовательно, оплата работникам горюче-смазочных материалов за счет работодателя является нормой. Хотя не все работодатели соглашаются платить.

Пара примеров

С этим сталкивался каждый, кто хоть раз пробовал работать торговым представителем. Другой пример, когда сотрудники чаще пользуются собственным транспортом, — это такси. Для получения компенсации сотрудник должен использовать автомобиль или другое имущество только с ведома и разрешения руководства. Также все должно быть задокументировано.

Оплата ГСМ сотрудникам – что это?

Часто даже бухгалтеры не знают ответа на этот вопрос, не говоря уже о простых сотрудниках. Многие думают, что ГСМ — это просто топливо — бензин или дизельное топливо. Это не совсем правда. Фактически, к горюче-смазочным материалам относят и многое другое (горюче-смазочные материалы:

  • антифриз — зимой;
  • масла;
  • другие необходимые расходные материалы.

Следовательно, оплата горюче-смазочных материалов включает не только затраты на топливо.

Как оформить все официально?

Оформить договор с работодателем можно тремя способами:

  • договор аренды автомобиля;
  • дополнительное соглашение к трудовому договору;
  • договор на оказание транспортных услуг.

У каждого из них есть свои плюсы и минусы. Ниже мы рассмотрим их подробно.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Самое простое — заключить с работодателем дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако чем проще, тем эффективнее — сотрудникам будет непросто получать оплату за топливо и смазочные материалы за счет работодателя. Ниже приведен пример такого соглашения.

Пример дополнительного соглашения к трудовому договору

Там должно быть четко написано:

  • срок, в течение которого должен быть предоставлен отчет о фактически понесенных расходах;
  • размер ежемесячного пособия и расходы, которые также компенсирует работодатель: оплата ГСМ, текущий и капитальный ремонт, диагностика и обслуживание, страхование;
  • марка и характеристики автомобиля;
  • период времени, в течение которого работодатель возмещает расходы работника.

Сотрудник должен часто путешествовать по указанию руководства, в противном случае разъездной характер работы требует от него выполнения своих служебных обязанностей. Ведь по закону оплата ГСМ при использовании личного транспорта, а также компенсация других расходов возможны только при необходимости производства.

Пример отчета о поездке

Каждый месяц сотрудник сдает отчет о поездках, в котором указывает:

  • место назначения;
  • время выезда и возвращения;
  • дата поездки;
  • цель поездки.

Кроме того, этот документ должен содержать дату подготовки и подпись сотрудника.

Плюсы и минусы дополнительного соглашения

Возмещение затрат на персонал по трудовому договору в первую очередь выгодно работодателю. Ведь вы всегда можете ограничить его размером, предусмотренным Постановлением Правительства № 92 от 08.02.2002 г .: 1200 руб. — для автомобилей с объемом двигателя менее 2000 см3 и 1500 руб. — для автомобилей с объемом двигателя более 2000 см3.

Однако такая компенсация вряд ли подойдет работнику — при нынешних ценах на бензин встретить его практически невозможно. В результате работодателю приходится идти на компромисс и заключать договор аренды или договора на оказание транспортных услуг, либо платить из собственного кармана — уравнять компенсацию за счет снижения налогов не удастся.

Как сдать автомобиль в аренду?

В этом случае отношения между сторонами будут регулироваться Гражданским кодексом. На практике чаще используется бербоут-чартер. Ниже вы можете увидеть пример контракта.

Договор аренды модельного автомобиля, часть 1

в договоре аренды необходимо указать:

  • условия субаренды — желательно запретить работодателю сдавать машину в аренду другому лицу;
  • характеристики автомобиля: марка, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, гос номер;
  • другие договоренности — кто и в какой период проводит капитальный ремонт, кто оплачивает расходные материалы и техническое обслуживание, для каких целей автомобиль может использоваться — например, только перевозка пассажиров.

Договор аренды модельного автомобиля, часть 2

Заключая договор аренды, вы должны понимать, что тем самым вы передаете свой автомобиль компании пусть во временное пользование, но уже в пользовании. Во время трудового договора автомобилем можете пользоваться только вы.

Договор аренды модельного автомобиля, часть 3

Поэтому в договоре аренды необходимо точно указать, как работодатель может использовать вашу машину. В противном случае не удивляйтесь, если вы будете вынуждены возить различные товары или какой-то мусор — в конце концов, компания теперь владеет автомобилем, хотя и временно.

Договор аренды модельного автомобиля, часть 4

Важно: Обязательно укажите стоимость автомобиля в договоре на момент аренды.

Часто возникает проблема, когда стороны не знают, как фиксировать оплату за ГСМ в договоре аренды. Об этом спорят и юристы. Расчет оплаты ГСМ производится на основании накладных, исходя из фактического пробега. Для этого существуют особые правила, на основании которых производится аннулирование.

Специалисты по-прежнему рекомендуют заключать договор аренды авто с оплатой ГСМ. Однако с этим согласен. Если в договоре аренды не предусмотрена оплата ГСМ, с поставщиком заключается отдельный договор об оплате ГСМ и водителю выдается топливная карта с определенным лимитом.

также важно заранее установить другие нюансы: будет ли компания платить вам фиксированную сумму каждый месяц или оплата будет почасовой, в зависимости от фактически отработанных часов, кто и как оплачивает страховку.

Договор оказания транспортных услуг

Применяется гораздо реже, в основном, если товары перевозятся личным транспортом. Мы представляем компанию по организации вывоза квартир. Вместо покупки автомобиля или его аренды он может заключить договор на оказание транспортных услуг с грузоотправителем, которому принадлежит желаемый автомобиль.

Таким образом, грузоотправитель будет выполнять свои непосредственные обязанности (погрузка и разгрузка) по трудовому договору. И уже в частном порядке он оказывал бы услуги по транспортировке этих товаров из пункта А в пункт Б. Однако для этого ему пришлось бы оформить индивидуального предпринимателя, поскольку предпринимательская деятельность без регистрации в РФ запрещена.

Как собственнику авто оптимизировать налоги?

Для аренды автомобиля или оказания транспортных услуг сотруднику потребуется оформить единого подрядчика. Строго говоря, он может арендовать машину, не будучи предпринимателем. Однако, если машин этого типа несколько, вам все равно нужно оформить IP. Кроме того, в этом случае он платит меньший налог: 6% на доход ГНС вместо 13% на НДФЛ. Однако 13% подоходного налога с населения по-прежнему будет удерживаться из его официальной процентной ставки %.

Здесь есть еще один важный нюанс. Независимо от результатов деятельности индивидуальный предприниматель должен платить страховые взносы, даже если у него нет нанятых сотрудников. Сумма фиксированная и в 2018 году составляет 32 385 рублей. Однако если доход ИП превышает 300 000 рублей в год, взимается дополнительная плата в размере 1% от разницы «доход минус 300 000 рублей».

Однако размер страховых взносов не может превышать определенной суммы. В 2018 году это 212360 рублей в пенсионном фонде (эти деньги «не пропадают», а идут на формирование будущей пенсии предпринимателя) и 5840 рублей в виде взносов на медицинское страхование. Суммарно страховые взносы для индивидуальных предпринимателей не могут превышать 218 200 рублей в год.

На первый взгляд, премии — это лишние дополнительные расходы. Но так ли это на самом деле? Не совсем. Дело в том, что индивидуальные предприниматели вправе уменьшить авансовый платеж по СТС «Доходы» на размер уплаченных страховых взносов. Поэтому при аренде автомобиля вам вообще не нужно платить налоги (сумма налогов вряд ли превысит уплаченные налоги) и это полностью законно. И большая часть ваших взносов идет на будущую пенсию.

Важно: статус ИП и УСН не освобождает предпринимателя от уплаты транспортного сбора. Его все равно придется заплатить. Но налог на имущество в этом случае платить не нужно.

Пример того, как ИП повышает доход от сдачи авто в аренду

Представьте, что Иван сдал свою машину ООО «Ромашка», сотрудником которого он является, за 100000 рублей в месяц. При этом компания заботится о текущем и капитальном ремонте автомобилей, а также об оплате горюче-смазочных материалов и других расходных материалов.

Без регистрации индивидуального предпринимателя работник получал бы всего 1 044 000 рублей в год. Работодатель, как налоговый агент Ивана, самостоятельно удерживал бы 13% НДФЛ с этой суммы. При этом, оформив ИП на СТС «Доходы», Иван уплатил бы следующие налоги:

  • взносы по страхованию здоровья: 5840 руб;
  • страховые взносы в Пенсионный фонд: 32385 + 1% × (100000 × 12 — 300000) = 41 385 рублей;
  • СТС 6%: 100000 × 12 × 6% — 41385 — 5840 = 24 775 руб.

В итоге чистая прибыль составила 100000 × 12 — 41 385 — 5840 — 24 775 = 1 128 000 рублей. К тому же 41 385 рублей пойдут на будущую пенсию Ивана, а не в казну. Таким образом, экономия на налогах составит 125 385 рублей в год. Или чуть больше 10 000 рублей в месяц.

Причем в первом случае Иван сразу платит НДФЛ. Фактически, он даже не видит этих денег — работодатель перечисляет за него налог. Во втором Иван получает всю сумму «в руки». И только после этого он платит налоги. Кроме того, он может раздавать их по своему усмотрению в течение года: главное — оплатить все не позднее 31 декабря.

Возможность управлять сроками уплаты налогов является значительным преимуществом. Предположим, Иван решил равномерно распределить налоговую нагрузку и выплачивать причитающуюся сумму каждый квартал.

Следовательно, он также может выпустить следующие суммы:

  • февраль — 100000 × 13% + 13000 = 26000 рублей;
  • январь — 100000 × 13% = 13000 рублей;
  • март — 100000 × 13% + 13000 + 13000 = 39000 руб.

До конца марта он может использовать эти деньги по своему усмотрению. И только после этого оплатите соответствующий платеж по страховым взносам, уменьшив тем самым авансовый платеж по «Доходу« СТС».

На первый взгляд кажется, что суммы небольшие. Но если Иван увеличит свой доход в 10 раз — арендуйте несколько машин или выберете лизинг вместо аренды, то экономия станет впечатляющей.

Как предприятию сэкономить на налогах?

Если компания входит в ОСН (общая система налогообложения) или СТС «Доход за вычетом расходов» (один из видов упрощенной системы налогообложения), может учитываться стоимость аренды автомобиля, оказания транспортных услуг или выплаты компенсации по трудовому договору уменьшить налоговую базу. Однако в последнем случае размер вычета для легковых автомобилей ограничен законом.

При аренде авто на ОСН учитывается не только аренда, но и:

  • ТО, автомойка, парковка и платная парковка;
  • техническое обслуживание и ремонт автомобилей;
  • Горюче-смазочные материалы и прочие расходные материалы;
  • зарплата водителя.
  • страхование;

Кроме того, только документально подтвержденные затраты признаются расходами, уменьшающими налоговую базу. Кроме того, они должны быть экономически обоснованными.

Важно: компания не владеет арендованным автомобилем, что означает, что она не обязана платить налоги на имущество и транспорт.

Выручка компании обычно значительно превышает стоимость аренды автомобиля. Следовательно, за счет снижения налога на прибыль можно более чем компенсировать все фактически понесенные затраты.

Подведем итоги

Статья 188 Трудового кодекса обязывает работодателя компенсировать работнику использование личного транспорта в деловых целях. Если предполагается, что такое использование носит эпизодический характер, достаточно оговорить конкретное дополнительное соглашение к трудовому договору и незамедлительно подать жалобу.

Однако, если сотрудник не может выполнять свои обязанности без использования личного транспорта и вынужден использовать свой автомобиль в служебных целях на постоянной основе, такая компенсация не сможет покрыть большую часть фактически понесенных расходов. Возможно, только за счет прибыли компании. Организация сможет использовать эту компенсацию для снижения налога на прибыль только в пределах, установленных законом, что не покроет даже одной десятой фактических затрат.

Следовательно, такой подход не выгоден ни сотруднику, ни компании. А все из-за особенностей налогообложения: сотрудник как физическое лицо платит слишком много НДФЛ, а компания не может адекватно оптимизировать налоги. Обеим сторонам намного выгоднее заключить договор аренды или оказание транспортных услуг (если предусмотрена перевозка других пассажиров или грузов).

Только в этом случае сотруднику придется оформить ИП — процедура не сложная и не занимает много времени. Есть те, кто думает, что, став индивидуальным предпринимателем, они не смогут работать как частное лицо. Однако на самом деле это возможно: это не запрещено законом.

Поделиться:
×
Рекомендуем посмотреть