RACI матрица как инструмент управления ответственностью. RACI: расшифровка

Одна из самых частых причин неудачных проектов — неправильное распределение функций между членами команды. Наверняка вы уже сталкивались с этим: при малейших затруднениях участники начинают искать виновных и наделяют друг друга полномочиями вместо того, чтобы решать проблему. И именно для того, чтобы избежать подобных ситуаций, была изобретена матрица RACI, простой и эффективный инструмент для планирования человеческих ресурсов.

«Под микроскопом»: 4 ключевых роли в каждом проекте

Распределение задач — одна из основных обязанностей менеджера. Но на практике обычно все выглядит иначе: руководитель просто назначает членов команды в расчете на то, что специалисты сами решат, кто что должен делать. Но что будет, если сроки не будут соблюдены или если будет выпущен некачественный продукт? «Не делаю», «Мне не говорили»… И никаких полезных действий.

Грамотно построенная матрица подотчетности RACI решает множество проблем. Согласно этой методике, вне зависимости от сложности и объема работы, член команды любого проекта играет одну из четырех ролей.

R — Responsible

В переводе «Ответственный» означает «исполнитель». Это сотрудник, который несет прямую ответственность за выполнение определенного направления работы. При этом в большинстве случаев он не выбирает методы решения и подчиняется руководителю проекта.

На эту роль отводятся грамотные рабочие и специалисты: люди, которые умеют это делать. В RACI художники выполняют следующие функции:

• составить список необходимых ресурсов;
• предоставить менеджеру отчеты о проделанной работе.
• анализировать ход проекта и промежуточные результаты;
• участвовать в согласовании и утверждении технической документации;
• определить, что именно нужно сделать для реализации проекта и сколько времени это займет (в условиях, установленных «сверху»);

В команде может быть много таких людей. Также эту роль можно совмещать с другими. Наиболее распространенная комбинация — Accountable + Resbonsible (в переводе «ответственный + исполнитель»).

A — Accountable

«Ответственный» или «ответственный» — это главный менеджер проекта. Именно он отвечает за своевременное выполнение задач с требуемым уровнем качества и в рамках назначенного бюджета. Также:

• следит за ходом работ;
• учитывает идеи и предложения других членов команды, может их одобрить или отклонить.
• распределяет ресурсы среди художников;
• ставить задачи всем участникам;
• подбирает исполнителей и команды управления проектами;
• отслеживает использование ресурсов, а также обосновывает потребность доверительного управляющего в выделении дополнительных средств;

Обычно менеджер проекта действует как «связующее звено» между клиентом или высшим руководством и командой.

C — Consulted

Третья роль в матрице RACI — «консультант» (иногда также называемый «куратором»). Вместе с руководителем он участвует в управлении проектами, но в основном занимается решением стратегических вопросов:

• выделяет ресурсы, необходимые для реализации проекта;
• принимает решения в любых непредвиденных ситуациях, в случае критических изменений, которые могут повлиять на время и стоимость проекта.
• получает отчеты от ответственного за выполненную работу;
• при необходимости согласовываем с заказчиком необходимость увеличения бюджета;
• утверждает любые изменения объема и рабочего времени;

Как правило, в роли консультантов отводятся руководители высшего звена. Именно они определяют глобальные цели, а затем назначают менеджера проекта, который уже распределяет действия между членами команды.

I — Informed

Помимо перечисленных ролей, в матрице RACI указывается «информатор» («наблюдатель»). Он выступает в роли администратора и в основном занимается организацией документооборота. Наблюдатель подотчетен руководителю проекта, однако, в отличие от других участников, он не несет ответственности за свои результаты. Вместо этого он:

• ведет протоколы собраний;
• следит за сроками подачи и правильностью составления отчетов.
• принимает документацию от участников проекта и передает ее в соответствующие структуры;
• собирает и систематизирует всю информацию о проекте, ресурсах и планах;

Обратите внимание, что общение с наблюдателем преимущественно одностороннее. Его основная функция — избавить руководителя от необходимости тратить время на бюрократические процедуры и «разгрузить его.

Учимся строить RACI-матрицу на примере

Поговорим о практической стороне дела. Как составить схему распределения полномочий и ответственности?

1. Наберите, чтобы открыть список дел

В первую очередь нужно описать все, что необходимо сделать. Уровень детализации зависит от конкретного проекта. Иногда для удобства контроля и управления оформляется несколько матриц. Сначала перечислите основные рабочие блоки, затем разбейте каждый на отдельные функции и задачи. Список работ представлен в вертикальной таблице.

2. Выберите членов команды

Здесь нужно ответить на вопрос: «Кто будет задействован в этом проекте?» По горизонтали необходимо написать всех сотрудников и / или отделов, участвующих в реализации на всех этапах, от планирования до представления результатов и сдачи отчета.

3. Заполните таблицу

После этого можно переходить к раздаче функций. Для этого нужно иметь четкое представление о каждом этапе работы и о том, как осуществляется командная работа.

Возьмем за основу наш пример и остановимся на этапе «Дизайн». В этом случае R — исполнитель — только один. В процессе он делает упор на заранее подготовленный прототип сайта. Поэтому системный архитектор, который занимался ее разработкой, на данном этапе выполняет функцию консультанта С. Кроме того, аналитик и разработчик могут высказать свои пожелания. Готовый проект согласовывается с менеджером проекта (А). Но тестировщики и системный администратор на этом этапе не принимают никаких решений, а только получают информацию о том, как идет работа, а затем ему отводится роль информатора — И.

Разновидности модели

В большинстве случаев можно обойтись стандартной матрицей. Однако при работе над более сложными проектами иногда требуются дополнительные роли. Поэтому за последние несколько лет появилось 2 расширенных варианта диаграммы подотчетности.

РАСИ-ВС

Здесь к стандартным ролям добавляются еще две:

• Верификация (V) — сотрудник или специальная команда, которая проверяет, насколько результат выполнения той или иной деятельности соответствует утвержденным критериям.
• Отпускается (S) согласовывает выполнение проекта с клиентом, проводит презентацию и предоставляет отчеты. Обычно эту функцию выполняет Подотчетный, но RACI-VS привлекает для этого отдельного специалиста.

Благодаря большему контролю и более тесному контакту с заказчиком эта модель оптимальна для технически сложных или крупномасштабных проектов, над которыми работают десятки (а то и сотни) человек.

РАСКИ

В этом варианте в матрице появляется новая роль — Поддерживающая (S). Его ключевые функции — обеспечение проекта дополнительными ресурсами, то есть поддержка руководителя и исполнителей.

Идеальное соотношение ролей

Матрица RACI составляется не только для того, чтобы знать, кого «подавлять» в случае возникновения проблем. Еще на этапе планирования, используя эту таблицу, вы можете увидеть слабые места в организации вашего рабочего процесса.

Вертикальный анализ позволяет увидеть обязанности и полномочия каждого из участников проекта, объективно оценить уровень загруженности:

• много А — сотрудник всем «надевает шею»; рекомендуется более равномерно распределять обязанности;
• нет пустых ячеек — опять же проблема перегрузки, не каждый может выполнять столько задач одновременно.
• отсутствие ячеек R и A — повод задуматься о целесообразности данной позиции как таковой (по сути, вы платите специалисту, который ничего не делает);
• много R — скорее всего, человека придется разделить между несколькими задачами, что негативно скажется на скорости и результатах работы;

Горизонтальный анализ, в свою очередь, демонстрирует качество организации работы на каждом этапе. Здесь тоже часто возникают проблемы:

• много пятерок — происходит «растворение» ответственности и неразбериха при сдаче проектов;
• нет меня — это может быть признаком того, что слишком много художников заняты задачей, что также замедляет проект.
• много C-обсуждений значительно замедляют рабочий процесс (приходится ждать, пока все внесут изменения и прокомментируют, найдут компромиссы и т д);
• много R — возможно, есть дублирование функций и кто-то в команде выполняет ненужную работу;

С помощью RACI менеджер может быстро определить перегруженных или частично занятых работников, ненужные рабочие места и рабочие области, за которые никто не несет ответственности. Грамотно составленная матрица позволяет значительно повысить качество организации и контроля над реализацией проектов, а также снизить количество конфликтов между художниками («Я вообще этим не занимаюсь…», «Они должен был сделать это… »и так далее).

Полезные советы

Чтобы матрица RACI функционировала и обеспечивала эффективную непрерывность бизнеса, необходимо помнить о нескольких важных моментах.

1. При заполнении таблицы учитывайте квалификацию рабочих. Следовательно, бухгалтер не должен назначаться консультантом (C) на этапе верстки веб-сайта, хотя бы потому, что он не знаком с этой отраслью.
2. У каждого сайта должен быть только один менеджер (A). Если их больше, укажите условия. Например, A1 отвечает за тестирование настольной версии сайта, а A2 — за мобильную версию.
3. Любой бизнес должен иметь Подотчетный и Ответственный (в переводе — «Ответственный» и «Исполнитель»).
4. Постарайтесь сформулировать каждую задачу максимально конкретно. Используйте глаголы — «опубликовать», «подготовить», «написать», «проверить», «обновить» и так далее. Рекомендуется сразу указывать необходимые результаты — не просто «Проверить скорость загрузки сайта», а «Убедиться, что скорость загрузки сайта не более 0,8 сек».
5. Действия должны быть применимы не к конкретному сотруднику, а к должности в целом.
6. матрицу RACI лучше составлять командой, исходя из анализа реальных рабочих ситуаций. Важно, чтобы каждый участник осознавал свою роль и стоящие перед ним задачи.